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Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Nutzung dieses Kundenportals gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Sven Lehmann Consulting
Sven Lehmann
Bussardweg 6, 31157 Sarstedt
E-Mail: info@s-lconsulting.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen der Portalnutzung verarbeiten wir insbesondere:

• Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort)
• Stammdaten Ihrer Genossenschaft und der Ansprechperson (Name, Kontakt)
• Von Ihnen hochgeladene Dokumente (z. B. Satzung, Beschlüsse, unterschriebene Formulare)
• Dokumente, die wir Ihnen zur Unterschrift bereitstellen
• Bearbeitungsstände Ihrer persönlichen Aufgabenliste
• Ihre Eingaben im KI-Assistenten (siehe Ziffer 5)
• Technische Zugriffsdaten (z. B. Zeitpunkt der Anmeldung)

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Begründung und Durchführung des Beratungs- und Betreuungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des Portalzugangs, Austausch und Prüfung von Dokumenten (u. a. zur Vorlage beim Prüfungsverband), Aufgabenverwaltung und Kommunikation. Soweit wir Daten zur Sicherheit und zum ordnungsgemäßen Betrieb des Portals verarbeiten, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung des Portals setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bestehen bzw. abgeschlossen werden:

• Supabase – Authentifizierung, Datenbank und Dokumentenspeicher. Die Daten werden in einem Rechenzentrum innerhalb der EU (Frankfurt am Main) gespeichert.
• Netlify – Auslieferung (Hosting) der Portalseiten.
• Anthropic PBC – Betrieb des KI-Assistenten. Näheres unter Ziffer 5.

5. KI-Assistent (Chatbot)

Das Portal enthält einen KI-Assistenten, der allgemeine Fragen rund um Ihre Genossenschaft beantwortet. Die Antworten werden automatisiert durch ein KI-Sprachmodell erzeugt; Sie kommunizieren dabei nicht mit einem Menschen. Auf diesen Umstand weisen wir Sie auch unmittelbar im Chatfenster hin (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz).

Welche Daten übermittelt werden: Wenn Sie eine Frage absenden, übermitteln wir den Text Ihrer Frage sowie die letzten Nachrichten des laufenden Gesprächs zusammen mit passenden Auszügen aus unserer Wissensdatenbank an den KI-Dienst. Ihre hochgeladenen Dokumente, Ihre Aufgabenliste und Ihre Stammdaten werden dabei nicht übermittelt. Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) und keine Daten Dritter ein, die dort nicht erforderlich sind.

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Anfragen im Rahmen des Betreuungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unserem berechtigten Interesse an einem effizienten Support (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger und Drittlandübermittlung: Der KI-Dienst wird von der Anthropic PBC, San Francisco, USA, bereitgestellt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO); die Übermittlung in die USA wird durch die EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ihre Eingaben werden vom Anbieter nicht zum Training seiner Modelle verwendet.

Speicherung: Beantwortete Anfragen speichern wir nicht dauerhaft. Kann der Assistent Ihre Frage nicht beantworten, leiten wir sie an Ihren Berater weiter; in diesem Fall speichern wir die Frage und den Gesprächsverlauf in unserer Datenbank, damit Ihr Berater sie persönlich beantworten kann. Diese Anfragen löschen wir, sobald sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Keine automatisierte Entscheidung: Der Assistent erteilt allgemeine Auskünfte. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die Antworten können unvollständig oder fehlerhaft sein und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; verbindliche Auskünfte erhalten Sie ausschließlich von Ihrem Berater.

Sie sind zur Nutzung des Assistenten nicht verpflichtet — Sie können Ihre Fragen jederzeit stattdessen direkt an Ihren Berater richten.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange das Betreuungsverhältnis besteht und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern. Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu an die oben genannten Kontaktdaten. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

8. Hinweis zum Betrieb

Das Portal wird derzeit unter Verantwortung von Sven Lehmann Consulting betrieben. Nach Gründung der Trägergesellschaft „Strukturwerk360" wird diese Erklärung aktualisiert.

Stand: August 2026